• Tilitoimisto Minea

5 vinkkiä onnistuneeseen yhteistyöhön tilitoimiston kanssa

Tässä blogissa kerromme 5 vinkkiä, joiden avulla helpotat yhteistyötä kirjanpitäjäsi kanssa ja saat tilitoimistopalveluista enemmän irti.


1. Toimita kirjanpitomateriaalit ajallaan


Kirjanpito tehdään viranomaisille ilmoitettavien määräpäivien mukaan, joten kirjanpitoaineisto tulee toimittaa mahdollisimman pian kuukauden päätyttyä. Jos aineisto tuodaan myöhässä, ei kirjanpitäjä voi taata työn valmistumista määräpäivään mennessä. Lisäksi yhdellä kirjanpitäjällä on hoidettavanaan useiden muidenkin yritysten kirjanpito ja työt on aikataulutettu. Mikäli toimitat materiaalisi myöhässä, menee työrytmi sekaisin. Tämä taas usein nostaa kirjanpidon hintaa, joten älä jätä aineiston tuomista viime tinkaan.


2. Tuo materiaalisi täydellisenä ja järjestyksessä


Mikäli toimitat kirjanpitomateriaalisi tilitoimistoon paperisena, toimita se aina täydellisenä eli siten, että kaikki kaudelle kuuluva on mukana. Hyvä lähtökohta kirjanpitomateriaalien toimittamiselle on se, että käyt läpi yrityksesi tilin tiliotteen ja katsot, että kaikista tapahtumista löytyy tosite kirjanpitoa varten. Järjestämällä aineiston ensiksi itse huomaat, jos jotakin puuttuu. Näin kirjanpitäjän aikaa ei kulu puuttuvien tositteiden pyytämiseen ja kirjanpitosi saadaan hoidettua tehokkaasti.

Tuotavaan aineistoon pitää lähtökohtaisesti ottaa mukaan kaikki tositteet ja materiaalit, jotka jollakin tavalla vaikuttavat yrityksesi kirjanpitoon kuten:

  • Tiliotteet

  • Myyntitositteet (esim. myyntilaskut, käteiskuitit, myyntipäiväkirja, kassaraportti)

  • Ostotositteet (esim. ostolaskut, käteis-, ja korttiostotositteet)

  • Muut tositteet (esim. ulosottoviraston maksut, palkkayhteenvedot)

  • Kaikki verohallinnon asiakirjat ja päätökset

  • Muut hallinnolliset asiakirjat kuten kauppakirjat, velkakirjat ja sopimukset

Mikäli olet maksanut joitain kuluja henkilökohtaiselta tililtäsi tai omalla luottokortillasi, toimita tositteet myös näistä ostoista. On myös hyvä muistaa, että mahdollisten maksumuistutuslaskujen lisäksi tarvitaan kirjanpitoon aina myös alkuperäinen lasku.


Tositteet kannattaa toimittaa kansiossa, muovitaskussa tai isossa kirjekuoressa, jolloin ne pysyvät siisteinä, järjestyksessä ja ovat helposti käsiteltävissä. Aineistoa ei ole tarpeen taitella tai nitoa yhteen. Kuitit ja tositteet voidaan myös toimittaa sähköisesti tai mobiilisovelluksella.

3. Tarkista, että tositteet täyttävät tositevaatimukset

Toimitettavien tositteiden tulee liittyä yritystoimintaan. Ostokuiteista tulee käydä selkeästi ilmi mitä ostettu, millä hinnalla ja arvonlisäverokannalla. Lisäksi kuitista tulee käydä ilmi päivämäärä, myyjäliike ja y-tunnus. Näin ollen esimerkiksi maksupäätteestä tulostettu kuitti ei riitä kirjanpitoon tositteeksi, vaan tarvitaan varsinainen kassakuitti, jossa on tarvittavat merkinnät.

Myöskään pelkkä epämääräinen tuotekoodi ZXY123 ei kerro kirjanpitäjälle mitään, joten mikäli ostokuitista ei käy ilmi mihin tarkoitukseen tuote tai palvelu on ostettu, on osto syytä perustella. Kuittiin voi täydentää tositteen sisältöä tarvittaessa ja kirjoittaa tuotteen tai palvelun käyttötarkoitus. Esimerkiksi kokous- ja edustuskuluissa tulee olla selite, miksi on neuvoteltu, ja kenen kanssa.

Mikäli lasku tai muu tosite sisältää useamman sivun, muista toimittaa ne kaikki tilitoimistoon. Täten kirjanpitäjän ei tarvitse käyttää laskutettavaa työaikaansa puuttuvien tietojen kyselemiseen. Samoin mikäli olet maksanut laskun maksukehotuksella, tarvitaan liitteeksi alkuperäinen lasku.

Jos vahingossa hukkaat kuitin, voit tarvittaessa tehdä ostosta itse selvityksen kirjanpitäjällesi esimerkiksi sähköpostilla. Huomioi kuitenkin, että ostoon sisältyvää arvonlisäveroa et tällöin saa vähennettyä omien myyntiesi sisältämistä arvonlisäveroista. Tämä aiheuttaa turhaa rahanmenoa, ja toistuvasti hukkuvista kuiteista muodostuu riski myös verotarkastuksessa. Useimmiten hukkuneesta kuitista saa pyydettyä kopion myyjäliikkeestä, mutta varsinkin pienempien käteisostojen kohdalla tilanne voi olla toinen.


4. Edesauta kirjanpitäjää poistamaan rutiinityöt

Mikäli vielä pyörittelet papereita ja mappeja, mieti olisiko jo korkea aika siirtyä sähköiseen taloushallintoon. Sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä sitä, että asiakkaalla ja tilitoimistolla on yhteinen pilvipohjainen talousjärjestelmä, jossa hoidetaan taloushallintoon kuuluvia rutiinitöitä (myynti- ja ostolaskut, kirjanpito, laskutus jne.). Toimiakseen pilvipalvelu vaatii vain nettiselaimen ja -yhteyden.


Sähköisen taloushallinnon ratkaisut helpottavat sekä sinun että kirjanpitäjäsi työtäsi, sillä monet

turhat manuaaliset ja päällekkäiset työvaiheet poistuvat, jonka kautta saadaan kustannussäästöjä. Esimerkiksi kerran sähköisenä ollutta tietoa ei tarvitsekaan enää siirtää välillä paperille ja tallentaa tilitoimistossa uudelleen. Myöskään tositteita ei tarvitse toimittaa kuukauden välein tilitoimistoon, vaan tositteet kulkevat sähköisesti reaaliajassa.


Sähköisen taloushallinnon avulla tarvitsemasi palvelut ovat reaaliaikaisesti aina käytettävissäsi ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi materiaalien ollessa sähköisessä muodossa tietojen etsiminen onnistuu helpommin. Voit myös tarkastella raportteja milloin ja missä vain, joten yrityksesi talouden seuranta helpottuu ja saat ajantasaista tietoa päätöksen teon tueksi.


5. Kommunikoi kirjanpitäjäsi kanssa ja uskalla kysyä, jos jokin mietityttää

Vaikka kirjanpitäjä onkin moniosaaja ja hyvin yrityksesi asioista perillä, ei hän silti ole ajatustenlukija. Kommunikoi kirjanpitäjäsi kanssa ja kerro yhtiössä tapahtuneista muutoksista tai odotettavissa olevista muutoksista hyvissä ajoin. Mitä paremmin kirjanpitäjäsi tuntee yrityksen ja on ajan tasalla siellä tapahtuvista asioista, sitä paremmin hän pystyy tuottamaan oikeaa ja riittävää tietoa. Mikäli kirjanpidon raportteja tarkastellessasi sinusta tuntuu, että et ymmärrä niissä olevia lukuja, niin pyydä rohkeasti kirjanpitäjää selventämään asiaa. Tyhmiä kysymyksiä ei ole!

#tilitoimistoyhteistyö #kirjanpito #tilitoimistominea

Logo.jpg
Luotettava-Kumppani-logo_verkkosivuille.

tilitoimisto minea oy

Y-tunnus 2579663-1

Santaniitynkatu 4 A

04250 Kerava